Sin una estrategia y planificación adecuada, la implementación de un ERP se torna en un proceso complejo y frustrante, que debilita el clima organizacional y conlleva al surgimiento de problemas que impactan negativamente el plazo, el presupuesto y los beneficios esperados del ERP.
A continuación, basados en nuestra experiencia explicaremos los 7 errores más comunes que surgen en la implementación de un ERP y cómo puede usted evitarlos para asegurar el éxito de su proyecto.
1. Falta de Planificación y Objetivos Claros
Muchas empresas inician la implementación de un ERP sin un plan detallado que no mide los objetivos específicos, lo que no permite calcular el alcance, las tareas, los recursos ni el cronograma del proyecto; sin lo anterior, se genera una desinformación por las partes interesadas y retrasará el proyecto.
Para evitarlo: recomendamos definir desde el principio los objetivos claros y medibles del proyecto; creando un plan sólido que involucre a todas las áreas de interes, segmentando el plan por fases, desde la selección del ERP hasta la post-implementación.
2. Subestimar la Importancia de la Capacitación del Personal (usuario final).
Un error común es ignorar la formación de los usuarios finales. Esto puede resultar en una baja adopción del sistema y provocar errores operativos (un dolor de cabeza). Si un usuario ingresa datos incorrectos, el ERP utilizará esa información para realizar otras transacciones de manera automática, lo que genera un efecto dominó y distorsiona la información en todo el sistema.
Cómo evitarlo: Invertir en un programa integral de transferencia de conocimiento que permita a los usuarios familiarizarse completamente con todas las nuevas funciones y procesos del ERP, garantizando un uso correcto y eficaz del sistema.
3. No Involucrar a los Usuarios Clave Desde el Inicio
Implementar un ERP sin la participación permanente de los usuarios clave (usuarios que utilizaran el sistema) provocará una resistencia al cambio y problemas de alineación con las necesidades reales de la empresa.
Cómo Evitarlo: Involucrar a usuarios clave desde el inicio para que aporten información valiosa sobre los procesos internos y validen si los nuevos flujos de trabajo con la solución son adecuados.
4. Personalización Excesiva del ERP
Modificar demasiado el sistema para adaptarlo a procesos internos específicos puede incrementar la complejidad y dificultar la puesta en marcha y generar una deuda técnica en las actualizaciones futuras.
Cómo Evitarlo: Evaluar si los procesos pueden adaptarse a las funcionalidades estándar del ERP en lugar de personalizar cada detalle; únicamente personalizar si imperativamente necesario.
Hagamos que la empresa se adapte al ERP, NO que el ERP se adapte a la empresa.
5. Presupuestos y Plazos Irrealistas
Subestimar los costos y la duración de las fases de implementación puede resultar en una escasez de recursos y retrasos significativos en el proyecto que pueden afectar procesos internos y externos (clientes y/o proveedores).
Cómo Evitarlo: Hacer una estimación realista basada en estudios y ejemplos de otras implementaciones similares y agregar márgenes de contingencia.
6. No Evaluar el Partner de Implementación Correctamente
Elegir un socio de implementación sin experiencia o con un enfoque que no se alinee con los objetivos de la empresa puede comprometer el éxito del proyecto.
Cómo Evitarlo: Investiga exhaustivamente al partner, revisa sus referencias y verifica que cuente con experiencia comprobada en la implementación del ERP específico que deseas utilizar. Además, es recomendable solicitar una demostración en tiempo real del software para evaluar su desempeño y asegurar que cumpla con tus expectativas.
7. Falta de Seguimiento en la Post-Implementación
Una vez implementado el ERP, algunas empresas no realizan un seguimiento adecuado ni controlan las operaciones en automático que hace el sistema.
Cómo Evitarlo: Recomendamos establecer un plan de monitoreo y mantenimiento continuo para asegurar que el ERP funcione de acuerdo con las expectativas y realizar ajustes cuando sea necesario para evitar errores recurrentes.
Recomendaciones Prácticas
Implementar un ERP como Odoo puede ser una inversión transformadora para cualquier empresa, pero evitar estos errores comunes es clave para asegurar su éxito. Con una planificación adecuada, capacitación y un enfoque estratégico, la implementación puede ser fluida y contribuir al crecimiento y la eficiencia operativa de tu organización.
¿Listo para dar el siguiente paso? Contáctanos hoy mismo y descubre cómo podemos hacer que tu implementación de Odoo sea un éxito.